Starke-DMS®

Digitalisierung mit Dokumentenmanagement

CICERO CONSULTING und Starke+Reichert teilen eine gemeinsame Philosophie – “Einfachheit”. “Simplicity is smart!” – das Streben nach Einfachheit, auch in der Digitalisierung. Dokumentenmanagement ist ein wichtiger Eckpfeiler auf diesem Weg.

Gerade in Zeiten, in denen Home-Office häufiger und zum Teil notwendig wird, gewährleistet ein gutes DMS (Dokumentenmanagementsystem), dass alle Mitarbeiter alle notwendigen Informationen und Dokumente zur Verfügung haben, wenn sie sie brauchen, schnell und intuitiv.

Mit uns beiden als starken Partnern einfach zukunftssicher in die Digitalisierung!

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VORTEILE

Nutzen Sie die Vorteile des Starke-DMS® & von unserem Know-how:

  • schnell
    • beim Ablegen (Verschlagwortung, Metadaten) & Finden
  • automatisiert
    • weniger repetitive Tätigkeiten, weniger Doppelarbeit
    • weniger menschliche Fehlerquellen
    • Qualitätssicherung durch Einhaltung von Vorgaben
    • im Ausnahmefall via Workflow an die richtige Person
    • mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten (Knowledge Worker)
  • integrierbar
    • in MS Office-Programme (Funktionalität bereits im Standard enthalten)
      • beim Aufruf eines Dokuments sehen Sie stets die aktuelle Fassung (Versionierung)
    • in ERP-Systeme (Nutzung offener Schnittstellen: REST–API, ODBC (Metadaten))
    • in verschiedenste Anwendungen (Aufruf mittels Starke® HotKey)
  • individuell
    • optimal angepasst auf ihre Prozesse (Workflows)
    • können Prozesse optimiert werden
  • einfach verwendbar
    • intuitiv für Anwender
    • ohne Programmierkenntnisse für Administratoren (No-Code).
Starke DMS: Automatische Belegerkennung am Beispiel Eingangsrechnung

Eingangsrechnungsverarbeitung/ Skontomanagement

Eingangsrechnungsverarbeitung ist in vielen Unternehmen ein Kernprozess. Es muss gewährleistet werden, dass alle Rechnungen

  • inhaltlich und formal richtig sind,

  • rechtzeitig bezahlt und

  • gewährte Skonti in Anspruch genommen werden.

Mit Starke-DMS® kann dieser Prozess auf einfache Weise automatisiert werden:

  • Alle relevanten Informationen auf der Rechnung können automatisch gelesen (OCR, Barcodes) und die Rechnung archiviert werden (rechtskonform)

  • Von der Erkennung am Server im Batch bis hin zur automatischen Rechnungsprüfung kann hier viel Aufwand eingespart werden

  • Der Workflow sorgt dafür, dass nur im Ausnahmefall notwendige Schritte (z.B. Beanstandung der Rechnung) manuell durchgeführt werden müssen (inkl. Vertreterregelung), der Rest läuft vollautomatisch.

Digitaler Posteingang

CICERO CONSULTING und Starke-DMS® helfen Ihnen, ihren Posteingang zu digitalisieren.
Durch den digitalen Posteingang werden Poststücke und Belege nur noch einmal physisch manipuliert und jedes Schriftstück findet seinen Empfänger. Viele Dokumente können automatisch

  • gelesen,

  • archiviert (rechtskonform) und

  • dem richtigen Workflow zugewiesen werden (Organisationssteuerung).

So hat auch im Home-Office jeder Zugriff auf alle Dokumente.

Personalakte/ Qualifikationsmanagement

Alle Dokumente zu jedem Mitarbeiter auf einen Blick. Für jede Aufgabe/jedes Projekt den Mitarbeiter mit der passenden Qualifikation finden. Jeder hat Zugang zu den ihn betreffenden Dokumenten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Durch unsere DMS-Lösung mit Starke+Reichert

  • bringen Sie die Menschen, Prozesse & Dokumente in ihrem Unternehmen zusammen
    • egal wo, wann und mit welchem Endgerät (Viewer, Webviewer, 2go-App)
    • entsprechend den jeweiligen Zugriffsrechten (detailliertes Berechtigungskonzept, Vier-Augen-Prinzip mit zuschaltbarer zweiter Passwortvergabe)
    • aber immer unter höchsten Sicherheits- & Verfügbarkeitsstandards (Vertraulichkeitsstufen, Verschlüsselung, DSGVO-konform)
  • treffen Sie intelligentere Entscheidungen – transparent & umfassend
  • erreichen Sie ihre Unternehmensziele – zukunftssicher mit starken Partnern. Deutliche Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen sorgen dafür, dass sich der Einsatz eines DMS in der Regel bereits im ersten Jahr amortisiert.

Elektronische Akte

Akten gehören in Ihrer Vielfalt zum Büroalltag: Akten zu Projekten, Verträgen, Kunden & Lieferanten, Personal et cetera … Schnell geht der Überblick verloren, in welcher Akte welches Dokument abgeheftet wird, zur Sicherheit wird kopiert/doppelt abgeheftet. Mit den dynamischen Akten von Starke-DMS® ist das Geschichte durch

  • automatische Aktenbildung und Zuordnung von Dokumenten
    • über gemeinsame eindeutige Schlüssel (Projektnr., Kundennr. etc.)
    • von Dokumentart unabhängige & Unternehmensbereiche übergreifende Aktenbildung möglich
  • einmalige Ablage im Starke-DMS®
    • keine Mehrfachspeicherung, keine Datenredundanz, dafür Versionierung
  • digitale Bearbeitung (Vermerke, Notizen, Stempel), ohne Veränderung des Originals
  • zentralen, parallelen Zugriff für alle Mitarbeiter (klar strukturiert durch Rechteverwaltung)
    • auch unterwegs (Webviewer, 2go-App, offline auf USB-Sticks)
    • zuverlässiges, schnelles Finden (Volltextsuche, Verschlagwortung)

Wie sie ein zufriedener Starke-DMS®-Nutzer werden

Es ist höchste Zeit, all die Aktenberge, Zettelwirtschaften, Doppelablagen & verwaltungstechnischen Papiertiger in Ihrem Unternehmen loszuwerden, die wertvolle Arbeitszeit verschwenden und ihre Mitarbeiter von wertschöpfenden Tätigkeiten abhalten.

Wir können Ihnen mit unserem Prozess- & Integrations-Know-How und unserem Partner Starke & Reichert bei der Implementierung Ihres DMS helfen – die All-in-one-Lösung zur Verwaltung Ihrer Dokumente:

  • Starten Sie mit kurzen Videos hier oder hier!
  • Wenden Sie sich mit Ihren Fragen an unsere Produktspezialisten oder wenn Sie eine personalisierte Demonstration wünschen!
> Kontakt

In allem, was wir tun, streben wir danach, Komplexität zu reduzieren, Lösungen so kompakt wie möglich zu gestalten, und somit die Qualität Ihres Arbeitsumfeldes und Ihrer Dokumente zu steigern. Dabei sind wir immer darauf bedacht, Geschäfts- und IT-Strategien zu harmonisieren, auch im Dokumentenmanagement.